A parte interessada ou o advogado apresenta o processo judicial, em meio físico, para o tabelião de notas e indica quais as páginas do processo que deseja que sejam autenticadas para compor a “Carta de Sentença”. O tabelião irá autenticar as páginas e elaborar um termo de abertura e encerramento em papel de segurança utilizado para emissão de certidões. Portanto, a carta de sentença é feita com cópias autenticadas do processo e termo de abertura e encerramento. A carta de sentença também pode ser extraída de processo digital.

A carta de sentença emitida por um cartório fica pronta muito mais rápida que a carta de sentença judicial, pois tem um prazo máximo de cinco dias.